Hybride werken: alles wat u erover moet weten

Hybride werken is hot! In deze longread leert u:

• Wat hybride werken is
• Wat medewerkers willen (spoiler: hybride werken!)
• Hoe werknemers en werkgevers de rol van het kantoor zien
• Vijf tips voor organisaties en bedrijven
• De rol van technologie in hybride werken
  
  

Wat is hybride werken?

Het Nieuwe Werken. We praten er al sinds de jaren ’90 over, maar toch is het concept nooit volledig omarmd. Tijdens de Coronapandemie zijn bepaalde kantoortrends echter versneld. Denk aan online meetings in plaats van een fysieke ontmoeting, of de toename van thuiswerken. Maar ook de verregaande adoptie van bijvoorbeeld Microsoft 365 en Teams. Dat alles heeft geleid tot een nieuwe werkvorm die veel wegheeft van Het Nieuwe Werken: het hybride werkplekmodel.

Hybride werken is niet nieuw, het heeft eigenlijk altijd bestaan. Wanneer een werknemer hybride werkt, heeft diegene de vrijheid om te kiezen waar wanneer wordt gewerkt. En verdeelt hij/zij de werktijd tussen remote werken en werken vanuit een centraal kantoor. In de kern is hybride werken dus een afspraak waarin een individu, team of organisatie een deel van hun tijd op de werkplek en een deel op afstand werkt.

Een bedrijf dat werkt volgens het hybride werkplekmodel, heeft vaak één of meerdere kantoren waar het personeel regelmatig aanwezig is. Bij grotere organisaties gaat het dan vaak om een centraal hoofdkantoor en meerdere kleinere hubs waar medewerkers verspreid over het land regelmatig samenkomen. Dit in tegenstelling volledig op afstand werken (remote model), waar medewerkers elkaar niet fysiek ontmoeten maar volledig op afstand werken

Wat medewerkers willen (spoiler: hybride werken!)?

Een interessant inzicht komt uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) en een grote survey van Salesforce in 2020, net na de eerste piek van de Coronapandemie. In deze survey komt duidelijk naar voren dat, hoewel werknemers zich afvragen of dagelijks woon-werkverkeer echt nodig is, ze de traditionele werkplek zeker niet volledig willen verlaten. De belangrijkste conclusies:

Slechts 37% van alle respondenten van het Salesforce survey beschouwt fulltime remote werken als het meest aantrekkelijke langetermijnscenario.
Daarentegen wil 64% ten minste een deel van zijn werkuren op een kantoor, winkel, fabriek of ander soort werkplek doorbrengen.
Generatie Z, binnenkort het grootste gedeelte van onze beroepsbevolking, is vooral geïnteresseerd in hybride werken.
Volgens het KiM heeft tussen de 55 en 70% van de thuiswerkers positieve ervaringen met thuiswerken tijdens de coronacrisis. Ongeveer 40-60% van hen verwacht vaker te blijven thuiswerken als de crisis voorbij is.

Binnen alle groepen is sprake van een significante voorkeur voor hybride werken. Een combinatie van factoren maakt hybride werken mogelijk en makkelijk.

• Makkelijker thuiswerken door de adoptie van SaaS-applicaties en cloud-based software. Doordat organisaties steeds vaker gebruik maken van cloud-based software, zoals Microsoft 365, Zoom of Salesforce, hebben medewerkers eenvoudig toegang tot alle noodzakelijke gegevens, bestanden en applicaties. Daardoor is de noodzaak om naar kantoor te gaan een stuk kleiner geworden. Een voorbeeld is de toename van het aantal Microsoft 365-abonnees en Microsoft Teams-gebruikers met respectievelijk 27% en 53% (bron: Tweakers).
• Thuis heeft bijna iedereen snel internet en goed mobiel bereik. Daarnaast hebben diverse organisaties tijdens de Coronapandemie (noodgedwongen) geïnvesteerd in thuiswerkplekken voor het personeel. Ruim 78% van de medewerkers geeft aan een goede thuiswerkplek te hebben.
• Reiskosten en reistijd besparing. Werknemers die hybride werken besparen reistijd, met alle positieve neveneffecten van dien. Daarnaast sparen werkgevers significant op reiskosten.

Kortom, volgens medewerkers is hybride werken is blijvend en wordt dat door een verbetering in de randvoorwaarden ook goed gefaciliteerd.

Vijf tips voor hybride werken

Bent u op zoek naar concrete handvaten om hybride werken in uw organisatie te implementeren? Er zijn talloze onderzoeken over hybride werken beschikbaar. Wij hebben ons erin verdiept en vijf concrete tips voor hybride werken voor u op een rij gezet.

1. Enable hybride werken met cloud-based software

Pakketten zoals Microsoft 365 zijn bij uitstek geschikt voor hybride werken. Met dergelijke software hebben medewerkers altijd toegang tot hun (gedeelde) bestanden en up-to-date applicaties.

2. Reserveren van werkplekken en werkruimten

In veel kantoren wordt opnieuw gekeken naar de inrichting en komen er minder vaste werkplekken beschikbaar. Het reserveerbaar maken van werkplekken is in zo’n situatie echt een must. En dat doet u met een desk booking systeem, een reserveringssysteem voor werkplekken. Hiermee maakt u het leven van uw medewerkers makkelijker en faciliteert u hybride werken in uw organisatie optimaal. Bekijk ons deskbooking-systeem Reflex Workplaces voor meer informatie.

3. Optimaliseer de interne communicatie

Technisch gezien vaak ook cloud-based software, maar belangrijk om te benoemen is de interne communicatie. Waar er vaak een face-to-face teammeeting of projectoverleg was, gebeurt veel nu digitaal. Er zijn diverse tools beschikbaar die u helpen om projectmanagement te stroomlijnen en de interne communicatie te verbeteren. Denk aan Monday, Slack of Simpplr.

4. Implementeer een room booking systeem

Room booking systemen informeren werknemers over het aantal beschikbare kamers, de huidige status van deze kamers (leeg of bezet) op een bepaald moment en de geboekte en beschikbare tijdsslots voor toekomstig gebruik. Essentieel als u ontmoetingen makkelijk wilt maken en samenwerking wilt stimuleren. Een voorbeeld van een room booking systeem is Reflex RoomManager.

5. Toegang tot goede samenwerkingstools

Zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot goede tools om samen te werken. Denk aan een videoconferencing oplossing, zoals Zoom of Teams. Of aan een oplossing waarmee mensen samen aan bestanden kunnen werken, zoals Sharepoint, Dropbox of Google Docs.