Bent u zich aan het oriënteren voor een werkplekken systeem voor uw onderneming? Bijvoorbeeld omdat u meer medewerkers heeft dan werkplekken? Of omdat u flexplekken efficiënt wilt benutten en ontmoeten zo gemakkelijker mogelijk wilt maken? Er zijn een paar aandachtspunten waar u goed op moet letten om er zeker van te zijn dat het werkplekken systeem aansluit op de wensen en behoeften binnen uw bedrijf. Een mis-match is zo gemaakt. Wij hebben 5 veel vergeten valkuilen voor u op een rij gezet.

1. Collega’s onzichtbaar in werkplekken systeem

Niet elk werkplekken systeem laat zien wie een boeking heeft gemaakt. U kunt dan wel zien dat een ruimte is gereserveerd, maar niet door welke collega. Als u ontmoeten makkelijker wilt maken, is het fijn als u deze gegevens wel inzichtelijk heeft. Zo kunnen medewerkers zien wanneer een collega’s aanwezig zijn en elkaar gemakkelijker opzoeken. 

2. Geen specifieke werkplek reserveren

In veel softwaresystemen voor hybride werken (of flexwerken) kan wel een werkplek worden gereserveerd, maar niet worden aangegeven welke specifieke ruimte dit is. Oftewel: medewerkers reserveren capaciteit, maar moeten - eenmaal op kantoor - nog een plek zien te vinden. Hierdoor kan er niet alleen chaos op de werkvloer ontstaan, het zorgt er ook voor dat u als werkgever niet inzichtelijk heeft wie waar en wanneer aanwezig was.

3. Reserveren zonder plattegrond

In Reflex Workplaces - ons werkplekken reserveringssysteem - heeft u de mogelijkheid om de werkruimtes op een plattegrond te bekijken. Zo weet niet alleen de collega die de reservering heeft gemaakt precies waar hij moet zijn, maar kunnen ook alle genodigden de (vergader)ruimte gemakkelijk vinden. Let erop dat deze optie in uw pakket zit, anders wordt het een doolhof.


4. Oneindig werkplekken reserveren

Collega’s die maanden van te voren één of meerdere werkplekken reserveren, maar niet komen opdagen... Het is een grote frustratie onder flexwerkers. Zorg er daarom voor dat uw werkplekken systeem de mogelijkheid biedt om reserveringen te maximeren. Medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld max. twee weken of een maand van te voren een digitale werkplek boeken.

Leestip: Werkplekken reserveren via een app



5. Voorkom onnodig lege werkplekken

Valkuil 5 bij het selecteren van het juiste reserveringssysteem hangt samen met nummer 4. Veel kantoren hebben minder werkplekken dan medewerkers, dan is een no-show lastig. Zorg ervoor dat u toegang heeft tot statistieken en gegevens, zodat u inzichtelijk heeft wat het no-show percentage is: in totaal en per persoon. Met deze gegevens kunt u werken aan verbetering en uw werkplekken efficiënter aanbieden.



Meer over ons werkplekken systeem

Wil je meer informatie over de mogelijkheden van Reflex Workplaces? Neem vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten vertellen u er graag alles over.